KSeF — dane na fakturze

Ta strona opisuje, jakie dane i według jakich reguł trafiają do pliku KSeF zwykłej faktury sprzedażowej. Reguły dla korekt opisuje osobna strona Korekty.

Sprzedawca (Podmiot1)

Dane sprzedawcy (NIP, nazwa, adres) pochodzą z konfiguracji podmiotu handlowego. Adres sprzedawcy jest wymagany — jego brak blokuje generowanie.

Prefiks PL przy NIP sprzedawcy. Gdy nabywcą jest kontrahent z kraju Unii Europejskiej, portal dodaje do danych sprzedawcy prefiks kraju PL (art. 97 ust. 10 ustawy o VAT). Na wizualizacji NIP sprzedawcy wyświetla się wtedy jako np. NIP: PL 5272609597. Prefiks pojawia się niezależnie od typu identyfikatora nabywcy — zarówno przy numerze VAT UE, jak i przy zagranicznym numerze identyfikacyjnym, jeżeli kod kraju nabywcy należy do UE. Na fakturach krajowych oraz dla kontrahentów spoza UE (eksport) prefiks nie występuje.

Nabywca (Podmiot2)

Jeżeli klient ma w portalu jednostkę nadrzędną (np. gmina dla szkoły), nabywcą na fakturze KSeF jest jednostka nadrzędna, a sam klient może wystąpić jako odbiorca (zob. „Podmioty trzecie” niżej).

Jak portal identyfikuje nabywcę

Portal wybiera identyfikator nabywcy według stałej kolejności:

1. NIP zawsze wygrywa. Jeśli w kartotece klienta pole NIP jest wypełnione (i nie składa się z samych zer), nabywca będzie identyfikowany NIP-em — nawet jeżeli równocześnie uzupełniono dane identyfikatora zagranicznego.
2. Identyfikator zagraniczny jest używany dopiero, gdy pole NIP jest puste, a klient ma komplet danych: numer (TIN), typ identyfikatora i kod kraju:
   • Numer VAT UE — dla kontrahentów z Unii Europejskiej; na wizualizacji numer pojawia się z prefiksem kraju, np. DE 299148144,
   • Zagraniczny numer identyfikacyjny — dla kontrahentów spoza UE.
3. Brak identyfikatora — klient krajowy bez NIP (konsument) oznaczany jest znacznikiem „brak identyfikatora”.

Caution

Aby wystawić fakturę na identyfikator zagraniczny, należy wyczyścić pole NIP klienta i uzupełnić trzy pola identyfikatora zagranicznego. Numer zagraniczny wpisany w pole NIP nie przejdzie: NIP w KSeF musi mieć dokładnie 10 cyfr, więc portal zablokuje generowanie z komunikatem wskazującym przeniesienie numeru do pola identyfikatora zagranicznego (TIN).

Nabywca oznaczony jako zagraniczny (kod kraju inny niż PL albo ustawiony typ identyfikatora), ale bez kompletu danych — blokuje generowanie faktury. Sam zapis klienta jest możliwy; blokada dotyczy wyłącznie generowania/wysyłki.

Kraj w adresie nabywcy

Kod kraju w adresie nabywcy pochodzi z pola „Kraj” adresu klienta (rozpoznawane są nazwy polskie i angielskie, np. „Niemcy”/„Germany” → DE, oraz kody dwuliterowe). Reguły uzupełniania:

• wpisany kraj zawsze wygrywa (może być inny niż kraj identyfikatora — np. polski NIP i adres na Cyprze),
• puste pole „Kraj” u nabywcy identyfikowanego zagranicznym numerem przyjmuje kraj identyfikatora (np. DE),
• w pozostałych przypadkach puste pole oznacza Polskę (PL).

Numer klienta (ID nabywcy)

Na fakturach krajowych portal umieszcza w pliku wewnętrzny numer klienta (pole „ID nabywcy” na wizualizacji) — ułatwia on powiązanie korekt z klientem. Na fakturach z nabywcą identyfikowanym zagranicznym numerem ID nabywcy jest pomijane — wewnętrzny numer klienta nie niesie informacji dla zagranicznego kontrahenta.

JST i grupy VAT

Znacznik JST („podrzędna jednostka samorządu terytorialnego”) ustawiany jest na TAK tylko, gdy nabywca należy do kategorii grup oznaczonej we wdrożeniu jako JST i faktura jest wystawiana przez jednostkę podrzędną (klient ma jednostkę nadrzędną). Znacznik członkostwa w grupie VAT jest zawsze NIE.

Podmioty trzecie (Podmiot3)

Faktura może zawierać dodatkowe podmioty (np. odbiorcę innego niż nabywca, faktora, płatnika). Ich dane konfiguruje się jako „podmioty trzecie” na grupie płatniczej (pierwszeństwo) lub na kliencie. Każdy podmiot ma własny identyfikator (NIP / identyfikator wewnętrzny / VAT UE / numer zagraniczny / brak), adres, opcjonalnie adres korespondencyjny i dane kontaktowe oraz rolę (Faktor, Odbiorca, Podmiot pierwotny, Dodatkowy nabywca, Wystawca faktury, Dokonujący płatności, JST — wystawca/odbiorca, Członek grupy VAT — wystawca/odbiorca, Pracownik) albo rolę opisową.

Jeżeli klient ma jednostkę nadrzędną, a nie skonfigurowano podmiotów trzecich, portal automatycznie doda klienta jako odbiorcę (rola „JST — odbiorca”, gdy klient jest jednostką JST).

Dane podstawowe faktury

• Waluta: PLN.
• Data wystawienia: data dokumentu; data sprzedaży trafia do pliku tylko, gdy różni się od daty wystawienia.
• Numer faktury: numer dokumentu z portalu.
• Rodzaj faktury: VAT (dla korekt: KOR).

Pozycje faktury

Każda pozycja faktury portalowej staje się wierszem faktury KSeF:

Pole KSeF	Źródło
Nazwa towaru/usługi	nazwa produktu z pozycji
Jednostka miary	jednostka produktu (jeśli ustawiona)
Ilość	ilość z pozycji
Cena jednostkowa	cena z pozycji — chyba że ukryta, zob. niżej
Wartość sprzedaży netto	wartość netto pozycji
Stawka podatku	stawka / klasyfikacja VAT pozycji, zob. niżej

Ukrywanie ceny jednostkowej

Na fakturze można zaznaczyć opcję „KSeF: ukryj cenę jednostkową” (formularz edycji faktury). Wtedy cena jednostkowa nie jest umieszczana w pliku KSeF, a na wizualizacji kolumna „Cena jednostkowa” pozostaje pusta (sam nagłówek kolumny wynika z szablonu MF i nie znika). Opcja przydaje się np. przy usługach rozliczanych ryczałtowo dla kontrahentów zagranicznych. Domyślnie cena jednostkowa jest zawsze umieszczana.

Stawki i klasyfikacja VAT

O stawce w pliku KSeF decyduje kolumna „Klasyfikacja VAT” pozycji; przy klasyfikacji „Standard” brana jest stawka procentowa pozycji:

Klasyfikacja VAT pozycji	Stawka w KSeF
Standard (wg stawki)	23 / 8 / 5 … (stawka 0 → „0 KR”)
0% krajowa	0 KR
0% WDT	0 WDT
0% eksport	0 EX
Zwolniona od podatku	zw
Niepodlegająca (poza terytorium)	np I
Niepodlegająca (art. 100 ust. 1 pkt 4)	np II
Odwrotne obciążenie	oo

Note

„np I” i „np II” to na wizualizacji dwie różne pozycje (NP1 i NP2) — dla usług świadczonych dla podatników UE rozliczanych przez nabywcę (art. 100 ust. 1 pkt 4) właściwa jest klasyfikacja „Niepodlegająca (art. 100 ust. 1 pkt 4)”.

Podsumowania kwot według stawek (podstawy i kwoty VAT) portal wylicza automatycznie z pozycji — osobno dla każdej stawki i każdej klasyfikacji zerowej — więc zawsze zgadzają się z wierszami faktury.

Zwolnienie od podatku

Jeśli faktura zawiera pozycje „zw”, portal musi podać podstawę prawną zwolnienia. Konfiguruje się ją na grupie płatniczej (rodzaj podstawy + treść). Brak kompletnej konfiguracji blokuje generowanie faktury.

Odwrotne obciążenie

Mechanizm odwrotnego obciążenia obejmuje całą fakturę: albo wszystkie pozycje mają klasyfikację „oo”, albo żadna. Faktura z częściowym „oo” zostanie zablokowana. Znacznik „odwrotne obciążenie” w adnotacjach ustawia się automatycznie na podstawie pozycji.

Płatność

• Termin płatności — z pola „termin płatności” faktury.
• Forma płatności — z faktury; w pliku KSeF zapisywana jako jedna z form przewidzianych przez KSeF (przelew, gotówka, karta, bon, czek, kredyt, płatność mobilna). Forma „Inna (opisowa)” wymaga uzupełnienia opisu.
• Rachunek bankowy — numer z pola „kod płatności” faktury (zwykle indywidualny rachunek wirtualny klienta).

Rachunek i SWIFT na fakturach zagranicznych

Dla nabywców identyfikowanych zagranicznym numerem portal umieszcza:

• pełny numer rachunku w formacie IBAN — z prefiksem PL,
• kod SWIFT/BIC banku — portal rozpoznaje bank po numerze rachunku i sam uzupełnia jego kod SWIFT. Zna kody głównych banków polskich: PKO BP, Pekao, Santander, ING, mBank, Millennium, BNP Paribas, Credit Agricole, Alior, BOŚ, BGK i Citi Handlowy. Jeżeli kod SWIFT banku nie jest znany w systemie (np. banki spółdzielcze), portal go nie umieszcza — nigdy nie zgaduje.

Co się dzieje, gdy kodu SWIFT banku nie ma w systemie?

Brak kodu SWIFT niczego nie blokuje: faktura pozostaje poprawna, KSeF ją przyjmie, a na wizualizacji przy rachunku po prostu nie pojawi się wiersz „SWIFT:” (numer IBAN z prefiksem PL będzie widoczny normalnie). Dla płatności z krajów UE zwykle to wystarcza — przelewy SEPA wymagają tylko numeru IBAN. Kontrahent spoza strefy SEPA może jednak poprosić o kod BIC.

Jeżeli faktury zaczną być wystawiane z rachunkiem w banku, którego kodu SWIFT portal nie zna, należy zgłosić potrzebę jego dodania — aktualizacja nie wymaga żadnych zmian w danych i działa od kolejnej wygenerowanej faktury.

Na fakturach krajowych numer rachunku pozostaje bez prefiksu, a SWIFT nie jest umieszczany.

Dodatkowy opis

Sekcja „Dodatkowy opis” pozwala umieścić na fakturze KSeF dodatkowe informacje rozliczeniowe. Dostępne generatory: notatki (stałe pary klucz–wartość), informacje o PPE, nazwy PPE, rozbicie wskazań liczników. Zestaw i kolejność konfiguruje się na grupie płatniczej; wdrożenie może mieć konfigurację domyślną stosowaną do grup bez własnych ustawień.